مستندسازی؛ ضرورتی در اجرای طرح‌ها و پروژه‌ها
مستندسازی؛ ضرورتی در اجرای طرح‌ها و پروژه‌ها
یکی از اهداف ماده ۲۳ قانون برنامه و بودجه مندرج در آیین نامه اجرایی استانداردهای اجرایی، سرعت در اجرای پروژه‌ها و پرهیز از دوباره کاری‌هاست.
تدوین ضوابط، آیین نامه‌ها، دستورالعمل‌ها و روش‌ها طبق آیین‌نامه استانداردهای اجرایی از سال ۱۳۵۱ تهیه شده و مورد استفاده قرار گرفته است اما در گزارش‌های مختلف گروه‌های برنامه‌ریزی چه در هفت برنامه اجرا شده قبل از انقلا‌ب اسلا‌می‌و چه در چهار برنامه اجرا شده و در دست اجرای بعد از انقلا‌ب اسلا‌می، کمبود آمار، نارسایی‌های قانونی، عدم تطابق هزینه‌های واقعی با هزینه‌های برآوردی، پراکندگی کارهای دردست اجرا و مشخص نبودن سیاست‌های بهره‌برداری، در زمره مشکلا‌ت و تنگناهای عمده تهیه و اجرای طرح‌ها و پروژه‌های سرمایه‌گذاری بوده است.
از این رو، ثبت سیر تکوین و تحقق طرح از زمان پیدایش تا بهره‌برداری می‌تواند کمک مؤثری در تحقق اهداف قانونی به شمار آید.
این نکته حایز اهمیت است که مستند سازی با توجه به اهمیت کمی و کیفی طرح یا پروژه جایگاه خود را شکل می‌دهد و مستندسازی به موازات شروع و پایان هر مرحله به عنوان خدمات تکمیلی باید مورد توجه قرار گیرد.
● تعریف مستند سازی
مستند سازی، تهیه مجموعه اسناد و مدارکی است که سیر تکوین و تحقق یک فعالیت از شروع تا خاتمه آن و چگونگی بهره برداری و نگهداری را، با تحلیل و ارزیابی مربوط، نشان می‌دهد.
● نقش مستندسازی
در مدت اجرای پروژه وقایع و رویدادها، ابتکارها، خلا‌قیت‌ها، تنگناها و مشکلا‌ت فنی و حقوقی و اجرایی و مالی اتفاق می‌افتد و برای هریک راه‌حل‌ها و تدابیری اتخاذ می‌شود. چنانچه این تدابیر مستند شوند، کمک مؤثری به پرهیز از دوباره کاری و تجربه‌گرایی در اجرای طرح‌ها و پروژه‌ها می‌شود. مهم‌ترین نقش‌هایی که می‌توان برای مستندسازی برشمرد، به شرح زیر است:
▪ حفظ منابع اطلا‌عاتی مورد استفاده در طرح یا پروژه
منابع اطلا‌عاتی که با توجه به اهداف پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرند، چنانچه در هر مرحله مستندسازی شوند، از دوباره کاری جلوگیری می‌کنند و باعث تکمیل آمار و اطلاعات دوره بعد می‌شوند.
▪ تطابق هزینه‌های حقیقی با هزینه‌های برآوردی
عدم تطبیق هزینه‌های برآوردی با هزینه‌های واقعی یکی از مسایل مبتلا به اجرای پروژه‌ها به شمار می‌آید. مستندسازی علل این امر می‌تواند منجر به اتخاذ تصمیمی صحیح برای سایر پروژه‌ها شود.
▪ جلوگیری از پراکندگی و تکرار فعالیت‌ها
مستند کردن موضوعات مطالعاتی در بسیاری از کارها می‌تواند از انجام دوباره مطالعات در کارهای مشابه جلوگیری کند.
▪ مشخص کردن سیاست‌های اجرایی و بهره‌برداری
در فعالیت‌های عمرانی وجود یک سیاست مشخص مانند روشن کردن راه کلی آن فعالیت، اهمیت زیادی دارد. مستندسازی این سیاست‌ها در مراحل مختلف می‌تواند مسیر فکری تصمیم گیری را در زمان اجرای طرح یا پروژه روشن سازد و تصمیم برای آینده را تسهیل کند.
▪ آشکار کردن نقص‌ها و نیاز‌های آماری و اطلا‌عاتی
همواره آمار و اطلاعات یکی از نیاز‌های اساسی هر پروژه و طرح به شمار می‌آید و اغلب کمبود آمار و اطلاعات موضوعی دست‌اندرکاران مطالعه و اجرای پروژه‌ها را با مشکل روبه‌رو کرده است. با مستند سازی نقص‌های اطلا‌عاتی و آماری و جمع بندی آنها در سیستم برنامه‌ریزی کشور می‌توان به صورت نهادینه این مشکل را حل کرد.
▪ توجه به دستورالعمل‌ها و ضوابط و آیین‌نامه ها
قانون برنامه و بودجه در مواد ۲۲ و۲۳ و آیین‌نامه استانداردهای اجرایی، تدوین ضوابط و دستورالعمل‌ها را مورد توجه قرارداده است. از سویی دیگر، مؤسسه استاندارد و تحقیقات صنعتی ایران نیز استانداردهای صنعتی را تهیه می‌کند. مستند کردن دامنه و کاربرد استانداردها در پروژه‌ها می‌تواند کمبود‌ها را در این زمینه با اقلیم منطبق سازد و نظام اجرایی کشور و توانایی‌های فنی آن را روشن کند.
▪ مستند کردن مشکلا‌ت و تنگناها
برنامه‌ریزی براساس آنچه کشور نیازمند آن است، یک امر اجتناب‌ناپذیر محسوب می‌شود و در این بخش مستند کردن مشکلا‌ت و تنگناها و راه‌حل‌های اتخاذ شده در برون رفت از آنها، از جایگاه خاصی برخوردار است.
▪ اهداف مستند سازی در نظام فنی و اجرایی کشور
هماهنگی کافی بین عوامل ذی‌نفع، توجـه به فعالیـت‌های طرح یا پروژه به صورت جـامع و مانع، اتمام طرح‌ها و پروژه‌های سرمایه‌گذاری در مدت معین و براساس اعتبار مصوب، استفاده مؤثر از نیروهای صلا‌حیت دار، تولید، جمع آوری، توزیع و مستندسازی اطلاعات و اسناد در زمان مقرر و به طور متناسب، جلوگیری از بروز ریسک‌های پیش بینی نشده و تأمین کالا و خدمات موردنیاز طرح‌ها و پروژه‌های سرمایه گذاری از طریق فرآیند‌های لا‌زم در مدیریت پروژه از اهداف مستندسازی است.
مستند سازی یک پروژه باید به پرسش‌های زیر پاسخ دهد:
چه کسی؟ ، چرا ؟، چه موضوعی؟، چه وقت؟ و چطور؟ به طور کلی یک گزارش مستند
